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お役立ち情報

職場におけるコミュニケーションの必要性とメリット

30/11/2021

職場でもプライベートでもコミュニケーションは非常に大切ですよね。

それが疎かになると、人間関係のこじれや離職にもつながりかねません。

伝え方次第では吉と出れば凶と出ることもあります。

本編では、特に職場においてのコミュニケーションの重要性と

円滑に進めるためには何が大事かについて解説いたします。

是非、最後までご覧ください。


1.職場のコミュニケーションが重要な理由

2.コミュニケーションがない職場の状態と弊害

3.職場のコミュニケーションが円滑になるメリット

4.職場でうまくコミュニケーションを行うための方法

5.職場のコミュニケーションを活性化するために重要なこと


1.職場におけるコミュニケーションが重要な理由


コミュニケーションとは


プライベートでも職場でも、生活を営む以上切り離せないのがコミュニケーションです。

そして、他者とコミュニケーションを取ることは言わずもがなですが、非常に大切です。

コミュニケーションとは、お互いの考えや気持ち、価値観を伝え、それに対し共感したり異論反論を唱え、双方が歩み寄っていくことです。

また、コミュニケーションは言葉だけでなく身振り手振りなどのジェスチャーも含まれ

相手に自分の意思や考えを上手く伝え、相互理解しあうために行われます。


職場でのコミュニケーションの重要性


職場でコミュニケーションが活発になると、仕事上の生産性やエンゲージメントが高まります。

また、風通しがよい組織環境も醸成され、働いている社員のモチベーションアップに繋がります。

そういった環境下にて心理的安全性が生じ、言いたいことを忖度なしに言える体制にもなります。安心して業務に取り組むことができ、自然とミスも減り全体の生産性向上や一体感も生まれます。

職場でのコミュニケーションが良くなると、お互いの相互理解が深まれば信頼や絆も強固なものとなり、会社のミッション・ビジョン・バリューに共感しやすくもなります。

それが実現できると、次は目標達成や個人の能力を最大限に発揮でき、成果を貢献しようという意識が発生します。

エンゲージメントやモチベーションアップ、更には目標達成など多くのメリットがあり、

職場でのコミュニケーションが重要なのは言うまでもありません。


2.コミュニケーションがない職場の状態と弊害


コミュニケーションがない、もしくは不足した状態の職場は、社員同士の連携の円滑さと柔軟性に欠けます

そのコミュニケーションがない理由は、状況や環境によって様々ですがが、

コミュニケーションがない職場の状態とはどういったものになるでしょうか。


業務上においての共有がない


仕事を進めるうえで業務の進捗を確認・共有することは非常に大切で、

業務に影響するコミュニケーションが取れていないと、

混乱を生みやすく、ミスやトラブルにつながる可能性が高まります。

情報共有をおこなえる仕組み作りや気軽に質問やリマインドをしあえる状態にすることが重要となります。

また、わからないことを気軽に質問や確認できない状態は、大きなミスにつながるリスクが高いので、改善する必要があるでしょう。


やりとりや情報発信が一方通行になっている


社員同士の交流の場や情報共有の場を作ったとしても、上層部が一方的に発信するだけで
他メンバーの意見交換や質疑応答がおこなえていなければ意味がありません。
一部の人だけが発信するのをただ聞かされているような状況であったり、議論の余地がなかったり、メンバークラスの社員の意見を聞く気がなかったりでは、コミュニケーションとは言えません。発信側はコミュニケーションを取っているつもりでも、
一方通行であったり、意見の押し付けになっていたりする可能性があります。
また、このような一方的なコミュニケーションをとってしまうと、
その状態では、萎縮や忖度をしてホンネを引き出せなくなり、コミュニケーションがさらに取りにくい状態になっていきます。

自分本位のコミュニケーションではなく、しっかりと相手の立場や状況を考えたうえで、伝わるような親切なコミュニケーションを意識する必要があります。


職場でのコミュニケーション不足によって起きる弊害とは


職場でコミュニケーションが不足すると様々な弊害が生じます。

特に離職についてです。離職理由で最も多いのは、「人間関係」だと言われています。「人間関係」が悪化する原因のほとんどは、コミュニケーションです。

コミュニケーションが上手くいっている組織では、人間関係が良好であることは容易にイメージがつくでしょう。

優秀な社員が離職することにより、業務が他の社員へしわ寄せがいき、業務過多でさらなるモチベーションの低下、そして離職を生むキッカケになります。

また、若手社員は上司や先輩とのコミュニケーションが不足することで、ビジョンが見えにくくなり、将来設計にも影響を及ぼします。またそれは、やる気やエンゲージメントの低下に直結します。


こういったコミュニケーション不足は離職率の増加や業務のミスに繋がり、ひどい時には重大なトラブルやクレームを引き起こし、会社にとって大きな損失につながります。


3.職場のコミュニケーションが円滑になるメリット


職場での良質なコミュニケーションの活性化は、円滑な人間関係を築き、業務に対しても良い影響をもたらします。

生産性の向上や離職率の低減、新規事業の創出などメリットは多種多様です。


生産性の向上


職場でのコミュニケーションが活発だと、業務効率が上がり、生産性向上に繋がります。

組織やチームで1つの目標設定をし、それを目指した際には、

コミュニケーションが円滑に取れているチームだと、業務分担をスムーズに行えます。

誰がどういった能力や強みを持ち、適材適所でどういった業務でその特性を発揮できるか、常日頃から把握できるためです。

また進捗が思わしくないメンバーや困っているメンバーにも気づきやすく、

声をかけて互いに助け合えるメリットもあります。

このように職場での良質なコミュニケーションの活性化は業務効率を向上させ、仕事が円滑に進み、生産性の向上も見込めます。


離職率の低減


コミュニケーションが円滑だと社員のエンゲージメントも高まり離職率の低減にもつながるメリットがあります。

上司との良好なコミュニケーションが取れている部下は、上司への信頼により高い貢献意欲が生まれます。また、風通しが良い職場では他部署との交流が多く発生し、それがよい刺激となり成長意欲の向上にもつながります。

更に自部署では相談しにくいことも他部署の先輩や同僚に相談することにより解決の糸口となり、職場が居心地よく感じるようになり、自然とエンゲージメントが高まります。

このように職場における幅広いコミュニケーションが可能な環境は、社員にとって企業への貢献意欲や愛着となり、離職率を改善できる可能性があります。


豊富なアイディアによる新規事業の創出


良質なコミュニケーションが取れている職場は意見交換や情報交換も活発に行われます。

新規事業開発の際に行われるブレインストーミングでは、心理的安全性が高いため多種多様な意見が飛びかい、新規事業につながるヒントが多く点在します。

そのため、新しいアイディアの創出が実現可能となり幅広いビジネスチャンスにもなります。

また、一つの課題や問題に対し多くの視点で見ることができ、問題解決もスムーズに行えるでしょう。


4.職場でうまくコミュニケーションを行うための方法


コミュニケーションが重要と言っても、そう簡単に実践できない職場や環境があるのも事実です。

また、改善を進めるに当たって、まずは現状の組織課題を特定する必要があります。職場コミュニケーションと一口に言っても、様々な種類と方法があります。


タテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーション


タテのコミュニケーションとは会社の経営層・もしくは上司・部下とのコミュニケーションであり、ヨコのコミュニケーションは同じ部署内の同僚とのコミュニケーション、ナナメのコミュニケーションは部署や拠点を超えたコミュニケーションです。

まずは従業員の方々が、どこに課題を感じているのかを知る必要があります。

そのためには、アンケート調査や面談を行い、具体的なデータとして把握することが重要です。

どこのコミュニケーションに問題・課題があり、それをどうやれば解決できるのかを図っていく必要があります。

タテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーションを工夫するのも有効な手法です。


以下で、タテ・ヨコ・ナナメの会社でできるコミュニケーション制度例をご紹介します。


タテのコミュニケーションで言えば、1on1ミーティングです。1on1面談のセッティングを行い本人の課題や悩みを聞き出し、それに対し上司・ひいては会社として改善していきます。すぐの改善が難しい場合でも、改善しようとする姿勢を見せることが大切です。直属の上司以外でも、他部署の管理職や人事部の担当者が行っているケースもあります。

また、日頃の業務ではブラザー/シスターのメンター制度を導入しマンツーマンで本人を支援し、業務の他にもプライベートの相談や会社生活をスムーズに運べるような教育制度も有効です。


ヨコのコミュニケーションではサンクスカードを送りあうことにより普段口頭では言いにくい感謝の気持ちをこっそり伝えるのが効果的です。

サンクスカードがきっかけとなり、今まであまり会話する機会がなかった人同士のコミュニケーションが増え、風通しが良くなった例もあります。

新たに入社した方に対し、ウェルカムランチに行くのもよい方法です。会社から補助が出るケースも多く、会社として率先してコミュニケーションの機会を作ることが効果的です。


また、ナナメのコミュニケーションでは個人の固定の席を設けず、様々な部署の人同士の交流を目的としたフリーアドレスが有効です。定期的な席替えなどで対応している企業もあり、他部署の人との交流から新たな事業アイデアが生まれたりすることもあるようです。

他にも社内イベントを豊富にするのも良い方法です。飲みにケーションやBBQ大会などはよくありますが、七夕に社員が浴衣を着て業務を行ったり、社内運動会を開く会社もあります。

これによって普段なかなか接点がない社員同士でも会話のネタとなったり、交流が増えるきっかけとなります。


基本中の基本、率先して挨拶をする


挨拶という行為は、相手の存在を認め安心感や信頼感を与える効果があります。

一般的には部下や後輩が目上の方に対し、率先して挨拶を行うのですが、ここでキモになるのが、上司や先輩にあたる人から率先して挨拶をすることです。

上司が率先して行うことで、部下も続いて行いやすくなり、職場全体において挨拶の習慣が根付きます。

挨拶は出社時、業務中、退社時と1日を通して何度も行う機会があるため必然的に職場の人との会話も増えていきます。相手の目を見て行うことや、挨拶に続けて一言会話をしてみるなど、少しの工夫で相手への安心感や信頼感がより高まります。


傾聴姿勢を見せる


相手の話を真摯に聞くというのは当たり前のことです。しかし、通常の業務が忙しくなったり、別件で何かイライラすることがあると、どうしても疎かになってしまいます。

傾聴姿勢をもって真剣に話を聞くことで、話し手も安心感を持って話ができ、会話もスムーズに運びます。傾聴とは、相手の話に寄り添い共感や尊重を示しながら聴くことを指します。話を途中で遮ったり、途中で否定することはせず話を促すような相槌を打つことで、相手は自分の気持ちをわかってもえたという安心感が得られます。安心感が得られた相手とは自然とコミュニケーションを取る機会も増え、職場のコミュニケーション活性化につながっていくでしょう。

5.職場のコミュニケーションを活性化するために重要なこと

前述しました通り、職場コミュニケーションが円滑に進むことはメリットしかありません。

社員のモチベーションやエンゲージメントが増幅することにより、生産性向上や売上利益の向上にもつながります。

また、社員同士がお互いに刺激しあうことにより、切磋琢磨し知的好奇心が上がり社員のスキルレベルも上がります。

ひいては離職防止にもつながり、余計な採用コストや教育コストがかかることもありません。

職場での社員同士のコミュニケーションにおいて、まずは相互理解が非常に重要です。

コミュニケーションにおいて相手のコンディションを測り、それに合ったコミュニケーションをとることがキモになります。

職場には人間関係や会社のビジョン、職場環境、仕事内容など様々な要因があり

、それがコンディション低下やコミュニケーションの弊害を招くこともあります。

まずはアンケートを実施して、社員一人一人のコンディションを測ることから始めてみてはいかがでしょうか。

コンディション低下の要因になっているものは何かを知り、そこに対してピンポイントの1on1を実施し、社員や職場全体のコミュニケーション改善に努めていきましょう。

以下資料で詳しく説明をしていますので、ぜひご覧いただければと思います。

https://brosis.jp/materials/how-to-follow-up/inquiries/new


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