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1on1ミーティングを徹底解説!やり方やメリット・デメリットをご紹介

03/12/2021

1on1ミーティングとは?

1on1ミーティングの目的は、部下の成長

1on1ミーティングとは、上司と部下の1対1で部下の成長を目的として行われるミーティングのことを言います。頻度は月に1回や週に1回、時間は30分から1時間の範囲で行われることが多いです。1on1ミーティングでは、あくまでも部下が主役です。上司は部下の成長のために、誠心誠意対応する必要があります。

そのため、基本的に1on1ミーティングでは日常業務の達成進捗や成果に関する報告は禁止です。これらは、上司が部下を管理するためにあるものです。1on1ミーティングの主役は部下。部下が現在業務を行う中で感じている課題や悩み事。これからどのようなキャリアを歩んでいきたいのか。部下主導でミーティングを進めていく必要があります。


1on1ミーティングが求められている背景には、「VUCAの時代」がある

そもそも、なぜここまで1on1ミーティングが注目され、様々な企業に導入されているのでしょうか?

一番の理由は、現代がますます「VUCA」の時代になっていることが挙げられます。「VUCA」とは、Volatility(変動性)・Uncertainty(不確実性)・Complexity(複雑性)・Ambiguity(曖昧性)の頭文字をつなげた造語で、今の時代を端的に表す言葉だとされています。最近で言うと、コロナウイルスが全世界に影響を及ぼすなど、「VUCAの時代」の動きはますます加速していくことでしょう。

そのため、上司のこれまで培った経験や考え方が通用しないことが往々にして起こり得ます。昔は通用していた理論や考え方、解決方法が今では全く通用しないものになっているのです。みなさんもそのような経験があるのではないでしょうか?そこで、部下の若い脳みそで感じている課題や違ったアプローチでの情報収集から新しい解決の糸口が見えることが往々にしてあるのです。

マネジメントの観点で言うと、個人の価値原理が「外的なもの」から「内的なもの」にシフトしていると言われています。「外的なもの」の価値とは、「仕事によって得られる成果や結果」であり、例えば昇進、昇給、ボーナスといったものです。「内的なもの」の価値とは、「仕事それ自体に対する興味や喜び」であり、例えば情熱や自己表現や、好奇心、成長といったものです。

上司であるみなさんは、次のような経験をしたことはないでしょうか?チーム全員でなんとか四半期の目標を達成し、会社に貢献したことが評価され、一人ひとりに昇給したことを告げました。さらに会社のご褒美としてボーナスも付与されることも告げました。数名は喜んでモチベーションが上がったものの、他の数名は思ったより嬉しそうではありません。喜んでいた数名も昇給してから数週間経つと、元通りになっています。これは年齢が若いほどよくある現象ではないでしょうか?まさに、価値原理が外的なものではなくなっていることの典型です。

1on1ミーティングが求められている背景に、2つ目としては労働力人口の減少と人材流動の加速が挙げられます。すでに皆さんもご存知だと思いますが、日本という国は人口減少と共に、15~64歳の労働力人口が減っています。それに合わせて、人材の流動性も加速しています。ということは、働く人は減っているのに、辞めやすくなっている、と言えます。優秀な人材であればあるほど、会社に長くいてもらえるようにする必要があります。そのためには、1on1を行い、部下の意見や現在の課題感を聞き、その解決方法をチームないしは会社の方針に反映をさせること、部下の価値観に基づいたマネジメントスタイルを築くことが重要です。


1on1ミーティングの具体的な方法

では具体的にどのように1on1を進めればよいのでしょうか?初めて導入する場合を想定して整理していきます。



1on1ミーティングの実施とその目的を全体周知

まずは、1on1ミーティングをこれから実施していくことについて会社、もしくは部署のメンバーに周知をします。ここで一番大事なのは、それが行われる目的は何か、をしっかりと伝えることです。1on1ミーティングは、「みなさん(部下)の成長のため」に行われるものであること。これをしっかりと伝えましょう。また、1on1ミーティングを導入する背景の部分も伝えられると、やる意義がより伝わると思います。


日程調整をする

次は、1on1ミーティングを実施するために日程調整をする必要があります。ここで重要なのは、1回目の日程だけでなく、2回目、3回目の日程も調整をすることです。定例で実施をすることとし、先に日程だけ抑えておくのもありです。毎週何曜日の何時から、といった具合で決めておきましょう。


1on1ミーティングを行う

いよいよ、1on1ミーティングの実施です。あくまでも主役は部下です。部下の話についツッコミたくなる気持ちもわかりますが、そこはぐっとこらえて最後まで話しを聞きましょう。そこで受けた相談に対して、的確なアドバイスをしましょう。

部下の成長のための1on1ミーティングであると同時に、部下と上司の関係性を構築するための1on1ミーティングでもあるのです。親身に話を聞いてくれた、次に繋がる的確なアドバイスをくれた、何よりも自分の成長のために向き合ってくれた。その体験こそが部下との信頼関係に繋がります。


週1ないし月1で1on1ミーティングを繰り返す

1on1ミーティングは1回だけではなく、継続的に実施することでじわじわと効果が出てくるものです。何事もそうですが、人の成長は繰り返し行うことで実現できます。信頼関係もそうです。よほど強烈な体験がないと、1回だけでは実現できません。始めたばかりなのであれば、週に1回。ある程度効果が出てきたり、中長期的な挑戦になってきたら、2週に1回、月に1回と部下の成長を見て頻度を変えていきましょう。「繰り返し、定期的に実施する」ことを心がけましょう。


1on1ミーティングのメリット

次に、1on1ミーティングのメリットとデメリットを見ていきます。まずはメリットから見ていきましょう。


主体性が生まれ、自己学習が進み、成長速度が上がる

1on1ミーティングを重ねていくと、部下自身の進みたい目標地点が見えていきます。目標が外的に設けられたものではなく、内的に自分自身が見出したものなので、そこに向かおうと自己学習が進みます。それはインプットだけの話ではなく、日々のアウトプットも同様です。インプットすることでアウトプットの基準値が上がり、よりよいアウトプットが出るように変化します。目標地点のない状態とある状態では、成長速度も日々のアウトプットも変わってくることは想像に難くないでしょう。


上司と部下の信頼関係が深くなる

普段は業務に対する改善点や指摘等の悪いフィードバックばかりで、上司に対する印象はあまり良くないです。しかし1on1ミーティングを行うことで、自分の話を親身になって聞いてくれ、自分の成長のために時間や思考のリソースを割いてくれる新しい上司の側面を見せることで、徐々に信頼関係ができてきます。特に、成長実感が持てるほどその信頼関係は深くなるでしょう。そうなると、普段の業務での指摘や依頼に関しても、これまでは嫌々引き受けていたことや反発していたこともすんなりと受け入れるようになり、業務の遂行がスムーズになります。

会社へのエンゲージメントが高まる

社長とヒエラルキーが一番下の社員でない限り、上司は誰かの部下であり、部下は誰かの上司です。全員が適切な1on1ミーティングができていれば、一人ひとりの成長速度が上がり、かつ上司と部下の信頼関係が深くなります。そうなると、会社全体の成長が見込め、結束が強まり、エンゲージメントが高まり、最終的には離職率の低減に繋がります。会社が成長していて、一個人も成長できており、メンバーの信頼関係が深い会社。確かにやめる社員は少なそうですね。


以上のように、1on1ミーティングをすることのメリットは、社員にとっても会社にとっても大きそうです。ではデメリットは何か?見ていきましょう。


1on1ミーティングのデメリット

やり方によっては信頼を失う機会になってしまう

上司によっては育成スキルのない人もいます。プレイヤーとして大きな成果を出したからこそ、昇進・昇格をして部下を持ってしまったケースです。これは別の問題を抱えていますが、上司に部下を育てるスキルが無ければ、1on1はより信頼関係を壊してしまうものになりかねません。部下が主役なのに、一方的に上司が話す機会になってしまったり、いつも通りのフィードバックの時間になってしまったり、そんなことを続けていると相談したいことがあるのにも関わらず、相談をしない、かたちばかりの1on1ミーティングになってしまう可能性があります。


一定の時間がかかる

1on1ミーティングは、基本会話ベースの打ち合わせになるため、同じ時間を共にします。仮に毎週1時間の1on1を1年間続けたら、年間で約52時間を費やすことになります。しかしこれはマネジメントする人数が1人の場合です。マネジメント人数が増えるほど、その時間は増えます。マネジメントメンバーの時間的負担が大きいのです。それくらい時間として投資する価値があるのか、逆に言うとそれくらい投資する価値が出るような1on1はどのような設計にする必要があるのか、考えた上で導入する必要があります。


1on1ミーティングをやる上でのコツ

次に1on1ミーティングをする上でのコツについてです。会社に言われたから慣習的にミーティングを設定し、適当に時間を過ごしては「部下の成長」という目的を達成することはできません。部下ももちろんですが、あなた自身もマネージャーとして成長できるよう有意義な1on1ミーティングにしましょう。



日頃から信頼関係を築くこと

1on1ミーティングでは、時にはプライベートな話や深い相談事、悩み事について相談されることがあります。しかし、人間関係のベースにある信頼関係がないと、そのような悩みや相談をすることができません。上司も部下も本音で話し合えるような関係性が築けて初めて、良質な1on1ミーティングができます。上辺だけの相談で終わらないように、普段から信頼関係を築くことを意識しましょう。


アジェンダを用意すること

他の打ち合わせでもそうだと思いますが、二人以上の人が集まり話し合いをする場合はアジェンダを用意しましょう。1on1ミーティングの場合は、主役は部下なので、基本的には部下がアジェンダを考えます。実は、ここでも自主的に組織や仕事に携わる訓練をしているのです。1on1ミーティングでアジェンダを組めたら、他のシーンでも自主的にアジェンダを作成する癖がつきます。これも1つ、部下の成長でしょう。

なお、部下がどのような話をすればよいのかわからず、アジェンダの作成ができない場合は、上司であるあなたが手本として用意しましょう。1on1の時間が来る前に「どうしても自分で何を話せばよいかわからない場合は、相談してね」と声をかけてあげましょう。それも信頼関係を築く一手です。


必要な心構えを意識すること

上司は1on1をする上で重要な心構えが2つあります。それは冒頭から何度も出ていますが、

・1on1は「部下が主役」であること

・「部下の成長」を目的としたものであること

です。この2つを意識すれば、1on1ミーティングの7割は機能すると言っても過言ではないでしょう。


「自分ばかり話してるな」

「雑談ばかりしてるな」

「1ヶ月前と何も変化を感じないな〜」


そう感じたときは一度心構えを振り返りましょう。全てはマネージャーの責任です。

傾聴すること

1on1ミーティングでは、特に「部下の話を聴く」ことを意識してください。これを傾聴と言います。傾聴の具体的な技術としては、「オウム返し」・「言い換え」・「うなづき」・「相づち」が挙げられます。余裕のある人は技術を駆使すればよいですが、何よりも部下の声に耳を傾けましょう。耳で聞くのではなく、心で聴きます。1on1ミーティング中に他の作業をしたり、メッセージを返したりするのはご法度です。目安ではありますが、部下の発言が7~8割、上司であるあなたの発言が2~3割くらいだと、傾聴できていると言えるでしょう。


前の1on1の内容を次に活かすこと

1on1ミーティングは、「部下の成長」を目的としたものであるとお伝えしました。やりっぱなしの1on1ミーティングは非常に危険です。目的が果たせたのかどうかが曖昧だと、1on1ミーティングの効果がわかりません。お互いの時間を1時間ずつ取っているからこそ、1on1ミーティングの終わりにはネクストアクションとして何をするのか、落とし込みをしましょう。また、次の1on1ミーティングではそのネクストアクションができたのかどうか、振り返りをしましょう。ネクストアクションはKPIである必要はありません。部下の目標地点に到達するために、今時点で必要なアクションを決めて、週ないし月で追っていきましょう。


1on1ミーティングは部下が主役であり、部下の成長のためにある

以上、1on1ミーティングの徹底解説でした。コツをしっかりと実践すれば、かけた時間以上のリターンが返ってくるのがこの1on1ミーティングです。しかし、上手く機能させるためには、上司側の能力が関係してくるのは事実です。実践あるのみですが、そのためには一定のインプットが必要です。 そこで以下資料をご紹介させてください。


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